Parlare in Pubblico: Tecniche Efficaci per Riunioni di successo

Riunione: Successo o Fallimento

Se la tua attività professionale ti porta a relazionarti con fornitori, collaboratori, clienti, sai bene che parlare in pubblico è una competenza fondamentale nel mondo del lavoro moderno, particolarmente durante le riunioni,
dove la capacità di comunicare in modo chiaro ed efficace può fare la differenza tra successo e fallimento. 

In questo articolo esploreremo insieme alcune "Tecniche" più efficaci per affrontare le riunioni, fornendo esempi di difficoltà comuni e alcune strategie per ottenere ottimi risultati in diversi ambiti lavorativi. 

Principali difficoltà e soluzioni durante una Riunione. 

1. Gestione del Tempo 

   
   
   Difficoltà: durante una riunione di un progetto, potresti avere un tempo limitato per presentare il tuo aggiornamento, ma ti accorgi che il contenuto è troppo vasto per essere condensato in così poco tempo.
   Potresti rischiare di andare troppo lungo e trovarti improvvisamente a dovere tagliare una parte del tuo discorso, colpito sia dall'ansia dell'orologio che corre veloce che della scelta  di quali contenuti  tralasciare.
    
   In questo caso, senza una corretta gestione del tempo, la modalità espositiva poco chiara, il monotono ed
   il ritmo veloce privo di pause può comportare  una maggiore distrazione e minore interesse da parte
   del tuo uditorio. 
   
   Soluzione: per meglio ottimizzare il tempo che hai a disposizione, prepara una "scaletta dettagliata" rispettandola rigorosamente (provala prima della riunione), utilizzando tecniche di sintesi e "parole chiave" per non dimenticare e meglio evidenziare i punti principali. 
   
   
   

2. Coinvolgimento del Pubblico  

   
   
   Difficoltà: In una riunione con il tuo team, noti che dopo i primi 5 minuti molti colleghi iniziano a distrarsi o a controllare il telefono.
   
   Soluzione: pensa al tuo scopo e di conseguenza prepara prima "domande aperte" ed interattive, poi utilizzale  sin dall'inizio della riunione per mantenere alta l'attenzione e coinvolgere attivamente i partecipanti nella discussione.
   Prima ancora di iniziare, potrebbe tornarti utile indicare alcune "regole del gioco" (spegnere cellulari, silenziare qualsiasi dispositivo che possa creare distrazione, invitare a prendere appunti su un foglio A4 perchè si sa che quanto viene posto per iscritto è più difficile da dimenticare).  
   
    

3. Gestione delle Obiezioni 

   
   
   Nel parlare in pubblico sapere affrontare, gestire, superare le obiezioni è una delle cose più difficili ma non impossibile anche nelle riunioni, se si possiedono le tecniche giuste. 
   
   Difficoltà: durante una riunione con un cliente, ricevi domande difficili ed obiezioni riguardo a un nuovo prodotto o servizio che stai presentando. 
   
   Soluzione: per prima cosa "ascolta davvero con il cuore" cosa ti sta dicendo il cliente, cerca di capire seriamente il suo punto di vista, magari ponendo domande "specifiche" per dimostrare che vuoi meglio comprendere ciò che ti sta dicendo.(es: -"posso chiederti cosa intendi per..?-)  
   
   Rispondi in modo calmo e informato, usa esempi concreti per illustrare i tuoi punti di vista senza tralasciare
   di dimostrare di avere compreso anche il suo punto di vista.
   Così facendo sarà più facile creare nella Riunione un clima di "reciprocità" e non di conflitto.
   
   

Da più di 15 anni lavoro  fianco di Liberi Professionisti ed Imprenditori come TE ed ho sperimentato e affinato un Metodo che permette di affrontare le obiezioni con maggior serenità, partendo da un nuovo Atteggiamento Mentale:
l'Ascolto attivo prima di qualsiasi cosa!

Nei miei corsi dedico molto Tempo alla Gestione delle Obiezioni e se vuoi approfondire queste potenti  tecniche, vai a visionare il contenuto del corso realizzato per Professionisti ed Imprenditori, il "Public Speaking Creative". 

Tecniche Efficaci per parlare in pubblico durante le Riunioni 

• Preparazione curata e meticolosa 

  
  La preparazione è la chiave del successo!
  Conoscere a fondo il contenuto che presenterai e prevedere possibili domande o obiezioni, ti permetterà di gestire la riunione con sicurezza.
   
  Esempio nel settore finanziario: prima di una riunione con gli Investitori, prepara un report dettagliato e una presentazione chiara che risponda in anticipo alle possibili domande sugli utili e sulle previsioni finanziarie. 
  
  
  

• Utilizzo di Supporti Visivi 

  
  I Supporti Visivi come slide, grafici e video possono rendere la tua presentazione più dinamica e aiutare il pubblico a seguire meglio i tuoi punti chiave. 
  
  Esempio nel settore Sanitario: durante una riunione con il team medico, utilizza grafici e tabelle per mostrare i risultati delle ultime ricerche cliniche, può aiutare a comunicare informazioni complesse
  in modo più comprensibile.
  
  
  

• Tecniche di Comunicazione non Verbale 

  
  La comunicazione non verbale ovvero la postura, la  gestualità (possibilmente congruente con quanto si dice), il contatto visivo, possono influenzare significativamente l'efficacia della tua presentazione. 
  
  Esempio nel settore dell'Educazione: durante una riunione con i colleghi insegnanti mantenere il contatto visivo e utilizzare gesti naturali ( definirei "spontanei" cioè in congruenza con la propria personalità) ti può aiutare a trasmettere un messaggio in modo più persuasivo e coinvolgente.
  
  

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Esempi di Applicazione delle Tecniche in Ambiti Diversi 

 Settore Tecnologico 

• Difficoltà: spiegare concetti tecnici complessi a un pubblico non tecnico 
• Tecnica: utilizza analogie semplici e supporti visivi per rendere i concetti più accessibili
• Esempio: durante una riunione col team di vendita, usa diagrammi e metafore per spiegare come funziona
  una nuova applicazione software
  
  
  

Settore delle Risorse Umane 

• Difficoltà: gestire le emozioni e le obiezioni dei dipendenti durante discussione delicate 
• Tecnica: per prima cosa utilizza l' "ascolto attivo" e rispondi in modo empatico e rispettoso 
• Esempio: durante la riunione per discutere un piano di ristrutturazione, ascolta attentamente le
  preoccupazioni dei dipendenti e rispondi con trasparenza e comprensione.
  
  Ricorda che quando una persona si sente compresa e capita, sarà meglio predisposta nei tuoi confronti!

Settore Legale:

• Difficoltà: presentare argomenti legali complessi in modo chiaro e coinciso
• Tecnica: suddividi il contenuto in "punti chiave" e usa esempi concreti per illustrare le leggi ed i  regolamenti. 
• Esempio:  in una riunione con i clienti spiega le implicazioni legali di un contratto; utilizzando esempi reali e riassunti schematici.
  
  
  

Conclusioni 

Se sei arrivato fin qui nella lettura dell'articolo, hai compreso che il successo nel parlare in pubblico durante una riunione dipende in gran parte dalla Preparazione, dall'uso e dall'efficacia di Supporti Visivi e della Padronanza
della "comunicazione non verbale".

Applicando queste tecniche nei diversi contesti lavorativi, puoi migliorare significativamente la tua capacità di comunicare e ottenere risultati eccellenti, rendendo la tua riunione "momento memorabile" per spunti di riflessione
e sopratutto di azione.

Ora tocca a Te!

A questo punto mi rivolgo a te, che sei un  Professionista o un Imprenditore, per dirti che:

• se quanto hai letto in questo articolo è risultato di tuo interesse;
• se davvero ti piacerebbe imparare a comunicare in modo efficace durante ogni riunione;
• se desideri "padroneggiare" da subito la tua riunione mantenendo alta l'attenzione del tuo uditorio fino a fine;
• se desideri imparare ad applicare le Tecniche Efficaci per una riunione memorabile;
• se desideri trasformare la tua Riunione in un momento di "successo" ...allora :
  
  

E' tempo di agire!

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Se quanto letto invece, non ti ha ancora aiutato a prendere una decisione consapevole, tranquillo:

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