Gestire Le Obiezioni nelle Riunioni Aziendali

Mi rivolgo a te che sei CEO, Titolare o Manager di Azienda per chiederti: come vivi le Riunioni Aziendali?
E soprattutto...come vivi le "Obiezioni" che in esse si possono presentare?

La maggior parte delle persone ne farebbe volentieri a meno ma tu sei un Imprenditore, un Manager che ha la responsabilità di condurre verso il successo l’Azienda, il Management, il tuo Team attraverso le riunioni e purtroppo non puoi… permettertelo!
Cerchiamo anzitutto di comprendere insieme il vero significato della parola Obiezione, questo pericoloso “cecchino” che spesso ci troviamo ad affrontare nelle riunioni.

L’obiezione è una resistenza o una manifestazione di dissenso che emerge quando una persona non è d'accordo con una proposta o un'idea espressa.
È una reazione naturale in qualsiasi tipo di comunicazione, specialmente in contesti come riunioni aziendali, dove le persone potrebbero avere opinioni diverse o necessità specifiche che non sono immediatamente soddisfatte.

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La gestione efficace delle obiezioni è fondamentale per garantire il successo delle discussioni e per prevenire conflitti o incomprensioni.
Ma vediamo cosa succede quando, durante una riunione,  un Titolare, un CEO o un Manager si trova a vivere un forte stato di stress derivante dallo specifico disagio di non avere una Comunicazione Efficace quando si presentano le fasi del dissenso.

Il Disagio di Chi Non Sa Comunicare Efficacemente di Fronte alle Obiezioni

Molti professionisti, quando si trovano di fronte a un’obiezione, possono sentirsi sotto attacco o perdere fiducia in quanto non sanno come reagire, come affrontare questo temibile "cecchino" dalla mira infallibile.

Non sapendo come gestire una obiezione in modo produttivo, comprendo come tu possa sentirti frustrato o addirittura diventare difensivo.
Questo disagio può minare la comunicazione e impedirti una risoluzione efficace dei problemi.
Vediamo dunque i 4 principali svantaggi che possono derivare da una mancata comunicazione efficace.

I 4 Svantaggi nel Non Gestire le Obiezioni in una Riunione Aziendale

1. Perdita di Credibilità: Se non si risponde in modo adeguato, l'interlocutore potrebbe percepire che non si è in grado di gestire situazioni complesse, danneggiando la propria credibilità.
   
   
2. Aumento dei Conflitti: Se non si gestisce correttamente l’obiezione, la discussione può degenerare in conflitto, minando la collaborazione tra i membri del team.
   
   
3. Mancato Allineamento sugli Obiettivi: Non affrontare le obiezioni può portare a una mancanza di comprensione e consenso sugli obiettivi aziendali, rallentando il progresso del progetto.
   
   
4. Sfiducia nei Colleghi: La mancanza di capacità nel gestire dissensi può ridurre la fiducia e la motivazione dei colleghi, che potrebbero sentirsi ignorati o non valorizzati.
   
    

Gestire le Obiezioni: la Giusta Attitudine

Per affrontare e superare un’obiezione in modo efficace, la prima cosa che devi fare è cambiare il tuo atteggiamento mentale.

Non c’è tecnica o strategia più importante di un nuovo Mindset che ti porti a volere ascoltare il tuo interlocutore per comprendere seriamente il suo punto di vista, senza preconcetti e tantomeno senza voler imporre la tua “verità assoluta”.
Bisogna che tu impari a metterti “seriamente” (intendo con sicera volontà) nei panni dell’altro, cercando di comprendere la sua posizione.

Questo approccio è uno “spostamento momentaneo” verso il punto di vista del tuo interlocutore e si fonda su un ascolto attivo e profondo che mi piace definire un ascolto di cuore.

Esempi:

• Esempio 1: Se un collega obietta riguardo a una proposta che sembra troppo rischiosa, invece di rispondere subito con una difesa, puoi chiederti: "Cosa c'è dietro questa obiezione? Cosa teme davvero?"
  
  
• Esempio 2: Se un membro del team solleva un'obiezione riguardo ai tempi di un progetto, potresti ascoltare la sua preoccupazione con attenzione, riconoscere la validità del suo punto di vista e, invece di replicare immediatamente, rispondere con una domanda esplorativa:"Quali aspetti ti preoccupano di più in termini di tempistiche?"

Il Vantaggio dell'Ascolto Autentico

Quando ascolti veramente l’altro, senza pregiudizi, ecco accadere qualcosa di speciale: puoi comprendere meglio le sue esigenze e motivazioni!

Questo ti permette di creare un ambiente di reciprocità, dove entrambi, sia tu che il tuo interlocutore, vi sentite reciprocamente ascoltati e rispettati.
L’ Ascolto Autentico, come amo dire durante i miei corsi nelle Aziende, permette di creare sin dal primo momento del nostro intervento vere relazioni di collaborazione, relazioni di “reciprocità piuttosto che di scontro”.

Prova a pensare per un attimo quante volte durante le riunioni (e non solo) hai avuto la netta sensazione di parlare dinnanzi al tuo uditorio e di essere forse “sentito” ma sicuramente “non ascoltato”.
Questo disagio come ti predisponeva?  
Ti poneva nella condizione altruista di comprensione e di collaborazione o piuttosto di irrigidimento e di scontro?

Attenzione che spesso le persone fingono concentrazione ed interesse ma si tradiscono con il loro linguaggio del corpo!! (e non se ne rendono conto…)

Ora prova a pensare quando ricevi un sano e veritiero Ascolto Autentico: ecco che sei subito meglio predisposto nei confronti del tuo uditorio e pronto a ricambiare al momento debito lo stesso Ascolto per comprendere meglio ed evitare fraintendimenti o irrigidimenti.

Diversi i benefici che derivano da un ascolto autentico, detto anche “attivo”, pertanto seguimi che desidero condividere i primi due Vantaggi che sono:   

1. Costruzione di Fiducia: L’interlocutore percepisce che la sua opinione è valida e che il tuo obiettivo non è solo "vincere" la discussione, ma trovare una soluzione condivisa.
   
   
2. Preparazione alla Comunicazione Reciproca: Se il tuo interlocutore si sente compreso, sarà meglio predisposto ad ascoltarti quando sarà il tuo turno di parlare, rendendo la discussione più produttiva e collaborativa.

La Corretta Predisposizione Mentale e Preparazione per una Riunione Aziendale

Per affrontare una riunione aziendale con il giusto Mindset, bisogna essere mentalmente preparati a gestire le obiezioni e a confrontarsi in modo costruttivo.
Questo richiede di adottare, come detto in precedenza, un atteggiamento di apertura mentale, che permetta di considerare le obiezioni non come ostacoli ma come opportunità di miglioramento.

Ricorda inoltre che le Obiezioni, specialmente all'interno di un team, possono essere viste come richieste di aiuto.
Piuttosto che interpretarle come rifiuti, cerca di vederle come opportunità per fornire chiarimenti, soluzioni alternative o rassicurazioni.
Questo cambiamento di prospettiva rende il confronto più sereno e produttivo.

Oltre alla necessaria preparazione sul contenuto della riunione (non interverrò mai su questo aspetto in quanto è la tua materia, la tua attività professionale e ne sei esperto) è importante anche usare qualche accorgimento nella nostra comunicazione affinché possa essere chiara ed efficace.

Ecco dunque alcuni Strumenti e i 4 Consigli che ti torneranno decisamente utili nella preparazione per ottenere ottime performance, relazioni di reciprocità e per affrontare in modo efficace e produttivo le tue riunioni:

 

Strumenti

• Previsione: Prepararsi con anticipo a possibili obiezioni è fondamentale.
  Prevedere cosa potrebbe andare storto e prepararsi con risposte o soluzioni dimostra preparazione e leadership.
• Domanda di Specifica: Se un’obiezione non è chiara, porre una domanda di specifica è essenziale.
  Esempio: "Pensi che questa proposta non funzioni: in che senso? mi aiuti a capire meglio il motivo per cui pensi che non possa funzionare?"
• Ricalco: Questa tecnica, nel contesto del Public Speaking e della Gestione delle Obiezioni, consiste nell'adottare il linguaggio, il tono o i comportamenti dell'interlocutore per creare un rapporto di empatia e comprensione.
  Questo approccio aiuta a ridurre le resistenze, facilitando la comunicazione e creando un ambiente più favorevole alla risoluzione delle obiezioni.
   

 4 Consigli

1. Ascolto Attivo: Ascoltare prima di rispondere, dando spazio all'altro di esprimere completamente la propria opinione.
   
   
2. Mantenere la Calma: Non reagire impulsivamente, ma rispondere in modo ponderato.
   
   
3. Utilizzare Domande Aperte: Far domande che stimolino la discussione e permettano una comprensione più profonda del punto di vista dell’interlocutore.

4. Riconoscere le Obiezioni come Richieste di Aiuto: Spesso, le obiezioni sono un modo per chiedere chiarimenti o per trovare una soluzione migliore.

   Affrontarle come tali può favorire una risoluzione più costruttiva.
   
   

Dall’uso corretto degli Strumenti e dall’applicazione attenta dei 4 Consigli ricaverai un altro potente beneficio, ovvero
i 4 Vantaggi, di seguito esposti, nel superare le Obiezioni in modo Efficace.

   

 4 Vantaggi nel Superare le Obiezioni in Modo Efficace

1. Rafforzamento della Fiducia: Quando gestisci correttamente un'obiezione, il tuo interlocutore sentirà di

   potersi affidare a te.
   
   

2. Collaborazione Rafforzata: Affrontare insieme le obiezioni ti permette di lavorare in modo più coeso e

   collaborativo.
   
   

3. Soluzioni Più Complete: Le obiezioni ti aiutano a vedere le cose da un'altra prospettiva e a migliorare le
   tue proposte.
   
   
4. Miglioramento Continuo: Gestire correttamente le obiezioni è un'opportunità per imparare e migliorare

   continuamente come professionisti.

Conclusione

Affrontare un'obiezione in modo positivo e con il giusto mindset in una riunione aziendale può portare enormi benefici: si crea un ambiente di fiducia, si dimostra leadership e si favorisce la risoluzione dei problemi in modo costruttivo.

Un atteggiamento mentale orientato alla comprensione e al dialogo aiuta non solo a risolvere le obiezioni, ma anche a consolidare relazioni professionali più solide, migliorando la coesione e il successo del team.

 

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